Jedna narudžba, svi dokumenti: kako je ribnjak sa osam sati administracije pao na jedan

Narudžba stigne — sa sajta, telefonom ili direktno od stalnog kupca. Zatim se isti podaci, kupac, proizvodi, količine, cijene i podaci o dostavi, ručno prepisuju u:

fakturu i račun; dostavni list; radni nalog za proizvodnju; dokumentaciju za veterinara; zadatke radnicima; plan dostave po rutama; evidenciju radnih sati; i na kraju u arhivu.

To je isti podatak, upisan pet do šest puta. Osim izgubljenog vremena, svaki dodatni unos je još jedna prilika da se negdje omakne pogrešna količina ili pogrešna adresa — a greška u dostavnici i greška u papirima za veterinara nisu iste vrste problema.

Aplikaciju po stvarnom procesu ribnjaka, sa jednim pravilom: podatak se unosi samo jednom. Čim narudžba stigne ili je vlasnik unese ručno, sistem već ima kupca, proizvode, količine, cijene i podatke o dostavi — i iz toga priprema sve dokumente koji slijede.

Odvojeni su i ekrani po ulozi. Administracija vidi narudžbe i dokumente, radnik vidi svoj zadatak, dostavljač vidi rutu i potvrdu isporuke kod kupca. Niko ne pretražuje tuđi dio posla da bi našao svoj.

Arhiva ostaje vezana za narudžbu i kupca. Nema odvojenog ručnog slaganja fascikli koje se prvo radi uredno, pa poslije tri mjeseca prestane.

Ovo je dio koji vlasnike najviše brine, i s pravom: ako sistem sam pravi dokumente, ko garantuje da neće poslati nešto pogrešno?

Zato koraci koji traže odobrenje čekaju potvrdu odgovorne osobe. Sistem pripremi radnju — dokument je sastavljen, podaci su popunjeni — a čovjek je pregleda i potvrdi. Razlika u odnosu na prije nije u tome ko odlučuje, nego u tome što odgovorna osoba više ne kuca, nego čita.

Praktično: vlasnik je zadržao kontrolu nad svime, a izgubio prekucavanje. To je bio cijeli cilj.

Administracija je sa otprilike osam sati dnevno — dakle punog radnog dana — svedena na približno jedan sat kontrole i odobravanja.

Dodatna osoba na puno radno vrijeme, zbog koje je razgovor i počeo, nije bila potrebna.

I možda najvažnije za firmu koja raste: veći broj narudžbi više ne znači proporcionalno više papirologije. Ranije je svaka nova narudžba nosila svojih pola sata prepisivanja; sada nosi minut provjere.

Znak da ste u istoj situaciji je jednostavan: ako vam je administracija oko posla narasla brže nego sam posao, nemate problem sa brojem ljudi nego sa tokom podataka.

Drugi znak je trenutak kad počnete razmišljati o novom zaposlenom u kancelariji, a ne u proizvodnji. Tu se isplati prvo pogledati koliko od tog posla uopšte mora da radi čovjek.

Ne mora sve da se automatizuje odjednom. Kod ribnjaka smo krenuli od narudžbe, jer je ona izvor svih ostalih dokumenata — a sve što iz nje izlazi došlo je kasnije, samo od sebe.