SR
EN
DE
SLAvtomatizacija
Eno naročilo, vsi dokumenti: kako je ribogojnica z osmih ur administracije padla na eno
Isto naročilo se je prepisovalo v račun, dobavnico, delovni nalog, papirje za veterinarja, naloge in načrt dostave. Zdaj se vnese enkrat. Namesto nove zaposlitve v pisarni je lastnik dobil nazaj svoj delovni dan.
Ribogojnica v Bosni in Hercegovini prodaja stalnim strankam in prek spletne strani. Ko je lastnik prvič prišel k nam, ni iskal programske opreme. Iskal je mnenje, ali naj zaposli še eno osebo v pisarni, ker papirologija ni več šla v dan.
Preden na kaj takega odgovorimo, vedno prosimo za isto: da gremo skozi eno naročilo od začetka do konca. Trajalo je dvajset minut in bilo je dovolj.
Kaj se je dogajalo z enim naročilom
Naročilo prispe — s spletne strani, po telefonu ali neposredno od stalnega kupca. Nato se isti podatki, kupec, izdelki, količine, cene in podatki o dostavi, ročno prepišejo v:
račun; dobavnico; delovni nalog za proizvodnjo; dokumentacijo za veterinarja; naloge za delavce; načrt dostave po poteh; evidenco delovnih ur; in nazadnje v arhiv.
To je isti podatek, zapisan pet- do šestkrat. Poleg izgubljenega časa je vsak dodaten vnos še ena priložnost, da se prikrade napačna količina ali napačen naslov — napaka v dobavnici in napaka v papirjih za veterinarja pa nista isti vrsti težave.
Kaj smo naredili
Aplikacijo po dejanskem procesu ribogojnice, z enim pravilom: podatek se vnese samo enkrat. Takoj ko naročilo prispe ali ga lastnik vnese ročno, ima sistem že kupca, izdelke, količine, cene in podatke o dostavi — in iz tega pripravi vse dokumente, ki sledijo.
Ločeni so tudi zasloni po vlogah. Administracija vidi naročila in dokumente, delavec vidi svojo nalogo, dostavljavec pa pot in potrditev pri kupcu. Nihče ne preiskuje tujega dela posla, da bi našel svojega.
Arhiv ostane povezan z naročilom in kupcem. Ni ločenega ročnega urejanja map, ki se najprej vodi urejeno, po treh mesecih pa preneha.
Zakaj avtomatizacija tu ne pomeni, da človek izpade iz odločitve
To lastnike najbolj skrbi, in upravičeno: če sistem sam pripravlja dokumente, kdo jamči, da ne bo poslal česa napačnega?
Zato koraki, ki zahtevajo odobritev, čakajo na potrditev odgovorne osebe. Sistem pripravi korak — dokument je sestavljen, podatki izpolnjeni — človek pa ga pregleda in potrdi. Razlika glede na prej ni v tem, kdo odloča, ampak v tem, da odgovorna oseba ne tipka več, ampak bere.
Praktično: lastnik je obdržal nadzor nad vsem in izgubil prepisovanje. To je bil ves cilj.
Številke, ki jih je lastnik izmeril
Administracija se je z okoli osmih ur na dan — torej polnega delovnega dne — skrčila na približno eno uro pregleda in potrjevanja.
Dodatna zaposlitev za polni delovni čas, zaradi katere se je pogovor sploh začel, ni bila potrebna.
In morda najpomembneje za podjetje, ki raste: več naročil ne pomeni več sorazmerno več papirologije. Prej je vsako novo naročilo prineslo svojo polovico ure prepisovanja; zdaj prinese minuto preverjanja.
Komu to ima smisel
Znak je preprost: če je administracija okoli posla zrasla hitreje kot sam posel, nimate težave s številom ljudi, ampak s tokom podatkov.
Drugi znak je trenutek, ko začnete razmišljati o novi zaposlitvi v pisarni in ne v proizvodnji. Takrat se splača najprej vprašati, koliko tega dela sploh mora opraviti človek.
Ni treba vsega avtomatizirati naenkrat. Pri ribogojnici smo začeli z naročilom, ker je vir vseh drugih dokumentov — vse, kar iz njega izhaja, je prišlo pozneje, skoraj samo od sebe.
Povezano
Nikola Cerić
Ustanovitelj in direktor, Manage IT
Več kot 10 let izkušenj z razvojem programske opreme — v lastnem podjetju in v velikih IT podjetjih Balkana.