Eine Bestellung, alle Dokumente: wie eine Fischzucht von acht Stunden Büroarbeit auf eine kam

Die Bestellung kommt — über die Website, telefonisch oder direkt vom Stammkunden. Danach werden dieselben Angaben, Kunde, Produkte, Mengen, Preise und Lieferdaten, von Hand übertragen in:

Rechnung und Beleg; Lieferschein; Arbeitsauftrag für die Produktion; Unterlagen für den Tierarzt; Aufgaben für die Mitarbeiter; Lieferplan nach Routen; Stundenerfassung; und am Ende ins Archiv.

Das ist dieselbe Angabe, fünf- bis sechsmal geschrieben. Neben der verlorenen Zeit ist jede zusätzliche Erfassung eine weitere Gelegenheit, dass eine falsche Menge oder Adresse durchrutscht — und ein Fehler im Lieferschein ist nicht dieselbe Art von Problem wie ein Fehler in den Tierarztunterlagen.

Eine Anwendung nach dem tatsächlichen Ablauf der Fischzucht, mit einer Regel: Eine Angabe wird nur einmal erfasst. Sobald eine Bestellung eingeht oder der Inhaber sie manuell erfasst, hat das System bereits Kunde, Produkte, Mengen, Preise und Lieferdaten — und bereitet daraus alle folgenden Dokumente vor.

Auch die Bildschirme sind nach Rolle getrennt. Die Verwaltung sieht Bestellungen und Dokumente, der Mitarbeiter sieht seine Aufgabe, der Fahrer sieht die Route und die Bestätigung beim Kunden. Niemand durchsucht den Bereich der anderen, um den eigenen zu finden.

Das Archiv bleibt mit Bestellung und Kunde verbunden. Kein separates Sortieren von Ordnern, das erst ordentlich läuft und nach drei Monaten aufhört.

Das ist der Punkt, der Inhaber am meisten beschäftigt, zu Recht: Wenn das System selbst Dokumente erzeugt, wer garantiert, dass nichts Falsches hinausgeht?

Deshalb warten Schritte, die eine Freigabe brauchen, auf die Bestätigung der verantwortlichen Person. Das System bereitet den Schritt vor — das Dokument ist erstellt, die Daten sind gefüllt — und ein Mensch prüft und bestätigt. Der Unterschied zu vorher liegt nicht darin, wer entscheidet, sondern darin, dass die verantwortliche Person nicht mehr tippt, sondern liest.

Praktisch: Der Inhaber hat die Kontrolle über alles behalten und das Abtippen verloren. Das war das ganze Ziel.

Die Büroarbeit ist von etwa acht Stunden täglich — also einem vollen Arbeitstag — auf rund eine Stunde Kontrolle und Freigabe gesunken.

Die zusätzliche Vollzeitkraft, wegen der das Gespräch überhaupt begann, war nicht nötig.

Und vielleicht am wichtigsten für eine wachsende Firma: Mehr Bestellungen bedeuten nicht mehr proportional mehr Papierkram. Früher brachte jede neue Bestellung ihre halbe Stunde Abtipperei mit; heute bringt sie eine Minute Prüfung.

Das Anzeichen ist einfach: Wenn die Büroarbeit rund um den Betrieb schneller gewachsen ist als der Betrieb selbst, haben Sie kein Personalproblem, sondern ein Problem im Datenfluss.

Das zweite Anzeichen ist der Moment, in dem Sie über eine neue Kraft im Büro nachdenken und nicht in der Produktion. Dann lohnt sich zuerst die Frage, wie viel von dieser Arbeit überhaupt ein Mensch machen muss.

Es muss nicht alles auf einmal automatisiert werden. Bei der Fischzucht haben wir mit der Bestellung begonnen, weil sie die Quelle aller anderen Dokumente ist — alles, was daraus folgt, kam später und fast von selbst.