Zašto automatizovati poslovanje: novac, vrijeme i — živci

Ručni rad oko posla ne dolazi sa fakturom, pa djeluje besplatno. Ali se plaća — samo kroz druge stavke.

Dvostruki unos je najskuplji. Svaki put kad se isti podatak prepisuje iz jednog mjesta u drugo, plaćate vrijeme za taj unos i rizik greške u njemu. Greška u količini ili mjeri ne košta koliko i minut kucanja — košta koliko i njene posljedice.

Zatim ide posao koji se ne naplati jer se ne može dokazati. Dodatni rad izveden na terenu, a nigdje zabilježen, u fakturi ne postoji. Firme koje uvedu dokumentovanje izvedenog obično prvo primijete da im narastu fakture, a ne da im padnu troškovi.

I treće: novo zapošljavanje u kancelariji. To je najskuplja reakcija na rast administracije i najčešća. Kod jednog našeg klijenta upravo je to bilo pitanje sa kojim je došao — i odgovor je na kraju bio da mu ta osoba ne treba, jer posao koji bi radila nije bio posao nego prepisivanje.

Administrativni sati se ne troše ravnomjerno. Gomilaju se krajem mjeseca, uveče i vikendom — i troši ih obično vlasnik ili poslovođa, dakle najskuplji ljudi u firmi, u trenutku kad su najumorniji.

Tu nastaju greške u obračunu, jer se sabira u jedanaest uveče pod rokom za plate. Automatizacija tu ne štedi samo sate nego ih premješta: sistem je sabirao cijeli mjesec, pa je kraj mjeseca pregled od pet minuta umjesto večeri sa tri rokovnika.

Druga velika stavka je vrijeme potrošeno na pitanje „gdje smo”. Pozivi na gradilište, pitanja šta je urađeno, traženje dokumenta po folderima — sve su to minuti koje niko ne broji, a koji se sabiraju u sat dnevno kod svakog ko vodi ljude.

Treće je vrijeme čekanja između koraka. Posao je završen u utorak, papiri stignu u kancelariju u petak, faktura ide sljedeće sedmice. Kad dokumenti nastaju iz istog unosa, taj razmak nestaje — i to je često najveći pojedinačni efekat na obrt novca.

Ovo je dio koji se ne pojavljuje u ponudama, a koji vlasnici firmi pominju prvi kad ih poslije godinu dana pitate šta se promijenilo.

Prestane osjećaj da ste nešto zaboravili. Kad sve živi u glavi i po porukama, čovjek nosi stalnu pozadinsku tenziju — nije da nešto konkretno ne valja, nego da možda ne valja a vi ne znate. Kad postoji jedno mjesto na kojem se vidi stanje, ta tenzija se gasi.

Nestanu rasprave o satima. „Bio sam od sedam” — „nisi” je razgovor u kojem nema pobjednika: ili plaćate sate koje niste dobili, ili radnik odlazi uvjeren da je zakinut. Kad podatak nastane u trenutku dolaska, nema šta da se spori.

Nestane i strah od pitanja koje dođe kasnije. Kad kupac ili inspekcija pitaju šta je i kada rađeno, odgovor je izvještaj za minutu umjesto rekonstrukcije po sjećanju.

I na kraju, vrati se vrijeme koje nije radno. Kraj mjeseca prestane da bude događaj u porodici.

Ne treba automatizovati odluku. Sistem treba da pripremi dokument, sabere podatke i predloži korak — a čovjek koji za to odgovara neka pogleda i potvrdi. Kod svih naših uvođenja tamo gdje treba odobrenje stoji odobrenje, i to je razlog što vlasnici puštaju sistem da radi.

Ne treba automatizovati proces koji je i inače loš. Ako je korak nepotreban, softver koji ga radi brže samo brže proizvodi nepotreban posao. Zato uvijek prvo prolazimo tok posla, pa onda pravimo — ne obrnuto.

I ne treba uvoditi sve odjednom. Firma koja u prvom mjesecu uključi petnaest modula obično koristi tri, a nosi navike za svih petnaest.

Postoji jednostavna vježba koja ne traži nikakav alat. Kroz sedmicu dana zapišite svaki put kad ste isti podatak unijeli drugi put, i svaki put kad ste nekoga zvali da pitate gdje smo. Samo crtica na papiru.

Na kraju sedmice imate dvije brojke. Prva je koliko puta vam podatak prolazi kroz ruke bez potrebe; druga je koliko vremena trošite na održavanje pregleda koji bi trebalo da postoji sam.

Te dvije brojke su cijela računica. Sve ostalo — koji moduli, kojim redom, koliko traje uvođenje — dolazi poslije, i o tome se razgovara kad se vidi kako posao stvarno ide kod vas.