SR
EN
DE
SLAvtomatizacija
Sistem za IT podjetje, ki smo ga najprej uvedli pri sebi
Preprosto je prodajati red v poslu, svoj posel pa voditi iz map in sporočil. Zato je bila prva uvedba pri nas: povpraševanja, klici, naloge, ponudbe, potrditve in provizije v enem toku — in kaj smo se iz tega naučili.
Storitveno podjetje nima skladišča ne proizvodne linije, zato si zlahka dopove, da sistema ne potrebuje. Pri nas je bilo videti takole: povpraševanja v e-pošti, opomniki v glavi, ponudbe po mapah — kaj je bilo dogovorjeno po telefonu, pa se je vedelo le, če je kdo zapisal.
Delovalo je, dokler nas je bilo malo. Potem imaš v istem tednu šest pogovorov, tri ponudbe in en rok, ki ga je nekdo pozabil — in ugotoviš, da prodajaš red v poslu, svoj posel pa vodiš iz e-poštnega predala.
Zakaj smo začeli pri sebi in ne pri stranki
Razlog je praktičen, ne filozofski. Ko sistem prvič uvedeš pri stranki, vsako napako v poteku plača njena ekipa — s časom, z živci in z zaupanjem v projekt. Ko ga uvedeš pri sebi, jo plačaš sam.
Drugi razlog: šele ko greš skozi uvedbo, veš, koliko res traja in kaj se najprej spremeni v navadah ljudi. Tega ni v nobeni dokumentaciji.
Tretji: vse, kar nas moti v vsakdanjem delu, popravimo takoj, ker smo hkrati uporabnik in ekipa, ki to gradi. Funkcije, ki jih stranka vidi pri nas, so vsakdan že prestale.
Kaj je povezano v en tok
Povpraševanje in kartica stranke — vsak stik pristane na enem mestu, ne glede na to, od kod je prišel.
Klic z zabeležko in naslednjim korakom. To je najbolj spremenilo način dela: pogovor brez zabeleženega naslednjega koraka velja za nedokončanega. Nič več „javim se te dni“, česar se nihče ne spomni.
Naloga z rokom in odgovorno osebo. Ne naloga v skupini, ampak naloga, ki ima ime.
Ponudba in njena potrditev — z jasnimi ravnmi dovoljenj, da je jasno, kdo sme kaj poslati in kdo potrjuje.
Provizija, ki se izračuna iz istega posla, namesto da bi se ob koncu meseca sestavljala v tabeli po spominu.
E-pošta in arhiv pogovorov pri stranki, vključno s prepisi posnetih pogovorov — da dogovorjeno ni odvisno od tega, kdo je bil na zvezi.
Kaj je bilo težje, kot smo pričakovali
Navada, ne tehnologija. Prvih nekaj tednov ljudje delajo po starem in po novem hkrati, ker je staro hitrejše, dokler se novo ne utrdi. To je normalno in mine — a samo, če se ne kaznuje. Če boste zaradi vsakega nezabeleženega klica delali težavo, bo ekipa klice zabeležila in vam nehala povedati tisto pomembno.
Druga stvar: skušnjava, da bi v prvem krogu vklopili vse. Pri sebi smo naredili isto napako, kot jo vidimo pri strankah — hoteli smo takoj cel sistem. Kar je res delovalo, je bil vrstni red: najprej povpraševanja in klici, nato naloge, nato ponudbe in potrditve, nato provizije.
Tretja: poročilo, ki ga nihče ne gleda, je zavrženo delo. Ostal je samo pregled, ki se zjutraj res uporablja.
Kaj se je konkretno spremenilo
Nobeno povpraševanje se več ne izgubi med e-pošto in telefonom — in to je, merjeno v zamujenih poslih, najdražja postavka od vseh.
Pregled stanja je točen vsak dan, ne le tistega dne, ko je nekdo sedel in ga uredil.
Provizije se ne dogovarjajo več na pamet, kar je odpravilo celo kategorijo neprijetnih pogovorov.
In nazadnje, najmanj merljivo in najpomembnejše: občutek, da ste nekaj pozabili, preneha. O tem pišemo posebej, ker se ta del nikoli ne pojavi v izračunu donosnosti, občuti pa se najbolj.
Če vodite storitveno ali IT podjetje
Prvo vprašanje ni, katero orodje, ampak kje vam podatek izginja. Pri večini storitvenih podjetij je to med pogovorom in nalogo: dogovor obstaja, a nikjer razen v nečiji glavi.
Drugo vprašanje je, kdo sme kaj videti. Pri nas so ponudbe, potrditve in provizije od prvega dne ločene ravni dovoljenj, ker je to na začetku lažje nastaviti kot naknadno ločevati.
In tretje — sistema ne uvajajte v tednu, ko imate največ dela. Uvaja se, ko je zraka, kajti prva dva, trije dnevi so počasnejši. Po tem se ne vrača.
Povezano
Nikola Cerić
Ustanovitelj in direktor, Manage IT
Več kot 10 let izkušenj z razvojem programske opreme — v lastnem podjetju in v velikih IT podjetjih Balkana.