ERP
Kako ERP sistem povezati sa knjigovodstvom i bankama
ERP ne mora zamijeniti vaš knjigovodstveni program — integracija povezuje sisteme, umjesto dvostrukog unosa podataka.
Česta zabluda je da uvođenje ERP-a znači obavezno napuštanje postojećeg knjigovodstvenog softvera na koji je firma navikla godinama, i sa kojim knjigovođa efikasno radi. Najčešće to uopšte nije potrebno — dovoljna je pametna integracija između dva sistema.
Kako integracija tehnički radi
Dokumenti poput faktura i uplata se automatski prenose između ERP-a i knjigovodstvenog programa preko API-ja (programskog interfejsa za komunikaciju), umjesto da neko ručno prepisuje iste podatke dvaput u dva različita sistema.
Banka šalje elektronske izvode, a ERP ih automatski uparuje sa odgovarajućim fakturama na osnovu iznosa, poziva na broj i drugih podataka — umjesto da knjigovođa ručno provjerava svaku uplatu protiv liste faktura.
Konkretne prednosti integracije
Manje grešaka ručnog unosa — svaki ručni prepis podataka je prilika za grešku, bilo u broju, bilo u pogrešnom fakturisanju.
Brže zatvaranje mjeseca u knjigovodstvu — kad su podaci već usklađeni kroz automatsku integraciju, knjigovođa provodi manje vremena na provjeru i uparivanje, a više na stvarnu analizu.
Jedan izvor istine za finansijske podatke — prodaja, skladište i knjigovodstvo gledaju iste brojke, umjesto da se svako oslanja na svoju verziju koja može biti neusklađena.
Šta provjeriti prije integracije
Da li vaš knjigovodstveni program ima API ili barem mogućnost uvoza/izvoza podataka u standardnom formatu — većina modernijih programa to podržava, ali neki stariji sistemi zahtijevaju dodatni rad da se poveže.
Ko je odgovoran za praćenje integracije nakon što proradi — čak i dobra integracija povremeno treba nadzor da se osigura da nastavlja raditi ispravno nakon nadogradnji bilo kog od dva povezana sistema.
Povezano