SR
EN
DE
SLautomatizacija administracije
Softver za automatizaciju administracije i fakturisanja
Administracija oko posla ne dolazi sa fakturom, pa djeluje besplatno — a plaća se kroz prekucavanje, greške i večeri potrošene na kraj mjeseca. Gradimo sisteme u kojima dokumenti nastaju iz podatka koji je već unesen.
Automatizacija administracije i računovodstvenih priprema znači da se kupac, stavke, količine i rokovi unose jednom, a iz njih se generišu ponuda, radni nalog, dostavnica, faktura i arhiva. Knjigovođa dobija uredan izvoz umjesto gomile papira, a vi prestajete da prepisujete.
Automatsko generisanje dokumenata
Unosom narudžbe sistem u pozadini priprema ponudu, radni nalog, dostavnicu i fakturu — sa istim kupcem, istim stavkama i istim datumima. Nema otvaranja pet formulara i nema šanse da se u jednom od njih omakne pogrešna količina.
Primjer: jedna narudžba, pet dokumenata
Ribnjak u BiH je istu narudžbu ručno prepisivao u fakturu, dostavni list, radni nalog, papire za veterinara, zadatke radnicima i plan dostave. Administracija je rasla brže od posla i vlasnik je razmišljao o novom zaposlenom. Poslije uvođenja sistema sve to nastaje iz jednog unosa — sa oko osam sati dnevno palo je na približno jedan sat kontrole i odobravanja.
Odobrenje ostaje kod čovjeka
Ovo vlasnike najviše brine, i s pravom: ako sistem sam pravi dokumente, ko garantuje da neće poslati nešto pogrešno. Zato koraci koji traže odobrenje čekaju potvrdu odgovorne osobe. Sistem pripremi dokument, a čovjek ga pregleda i potvrdi — razlika je u tome što više ne kuca, nego čita.
Automatska obavještenja umjesto ručnih mejlova
Kupac dobija potvrdu narudžbe, obavještenje o isporuci ili podsjetnik na dospjelu uplatu bez da iko iz firme sjeda i piše mail. Isto važi i prema unutra: podsjetnik na rok, obavještenje da je nešto odobreno ili da dokument čeka potpis.
Knjigovodstvo bez prekucavanja
Izvoz za knjigovođu u Excel ili PDF, po periodu, klijentu ili objektu — u formatu u kojem može odmah raditi, bez pristupa vašem sistemu. Za knjigovodstvene biroe gradimo i pregled po klijentu: šta je stiglo, šta fali, šta je proknjiženo i koji rok ističe, sa zaključavanjem mjeseca kad je sve na broju.
Arhiva koja se slaže sama
Dokumenti ostaju vezani za narudžbu, kupca i period, pa se ne traže po folderima i mejlu. Nema odvojenog ručnog slaganja fascikli koje se prvo radi uredno, a poslije tri mjeseca prestane.
Šta pokrivamo
- — Ponuda, nalog, dostavnica i faktura iz jednog unosa
- — Odobrenja prije slanja — odluka ostaje kod čovjeka
- — Automatska obavještenja kupcima i podsjetnici
- — Izvoz za knjigovođu u Excel i PDF
- — Pregled po klijentu i zaključavanje mjeseca
- — Digitalna arhiva vezana za posao, ne za folder
- — Uvoz postojećih tabela i stare papirne arhive
- — Pravila po firmi — vaši obrasci i vaš tok odobravanja
Stvarni projekat
Ribnjak — od narudžbe do isporuke u jednom sistemu
Jedna narudžba automatski daje fakturu, dostavni list, radni nalog i podatke za veterinara. Administracija je sa oko 8 sati dnevno svedena na približno 1 sat kontrole.
Pogledajte case studyPonude ovaj mjesec
0
Aktivne narudžbe
0
Nalozi u proizvodnji
0
Prodaja po sedmicama
Radni nalozi
Česta pitanja
Može li sistem sam izdati fakturu?+
Može je pripremiti do kraja, sa svim podacima iz narudžbe. Da li odlazi automatski ili čeka vašu potvrdu je stvar podešavanja — kod većine klijenata faktura čeka jedan klik odgovorne osobe, jer tako vlasnik zadrži kontrolu, a izgubi prekucavanje.
Radi li to sa našim knjigovodstvenim programom?+
Najčešće da — kroz izvoz u formatu koji knjigovođa već koristi ili kroz direktnu integraciju ako program ima API. Cilj je da knjigovođa ne mora u vaš sistem, a vi ne morate prekucavati u njegov.
Šta sa dokumentima koje dobijamo na papiru?+
Skeniranje i uvoz postojeće papirne arhive radimo kao dio uvođenja, da nova evidencija ne počinje od nule. Koliko se toga može automatski prepoznati zavisi od kvaliteta dokumenata, pa to procjenjujemo na konkretnom uzorku.
Imamo pedesetak klijenata i sve vodimo u Excelu. Je li to problem?+
Nije prepreka, nego početna tačka. Podatke iz tabela uvozimo, a tabele koje su ljudima ušle u naviku često zadržimo kao način unosa — samo se iza njih sada dešava obrada umjesto prepisivanja.